Você já precisou fazer reuniões no banheiro do escritório?

                                       Muitas reuniões podem se tornar improdutivas.

Administro uma empresa de consultoria e uma de nossas clientes passou por essa situação. Com um alto cargo em uma grande empresa, ela descobriu que sua agenda estava lotada de reuniões presenciais e por telefone. Uma vez que os funcionários tinham dificuldades para encontrá-la em sua mesa, começaram a segui-la até o banheiro com pastas nas mãos, esperando respostas para suas perguntas. (Na verdade, só as mulheres podiam fazer isso, é claro. Os homens ficavam esperando do lado de fora.)

Assim como minha cliente, a maioria dos executivos passa uma parte significativa do dia em reuniões e quanto mais alto é o cargo, pior a situação. Grandes executivos carregam a maior parte do peso, mas nossa cultura de reuniões excessivas afeta funcionários de todos os níveis. Basta olhar ao redor no escritório. Onde está todo mundo?

A cultura de reuniões corporativas é insustentável e pouco produtiva. A quantas reuniões sem uma pauta prévia você foi na semana passada? Quantas resultaram em uma nova ideia? Quantas vezes se perguntou o que estava fazendo ali?

O tempo é uma mercadoria. Portanto, todo o tempo gasto em reuniões deveria gerar um retorno sobre o investimento. Mas com que frequência pensamos dessa maneira a respeito do tempo e estabelecemos expectativas para reuniões que produzam resultados reais? De acordo com a minha experiência a resposta é: raramente. Esse é apenas um dos resultados de uma cultura de reuniões excessivas.

É chegado o momento de fazer uma revolução nas reuniões. Em vez de aceitar automaticamente o próximo pedido de reunião, pare e pense a respeito do retorno sobre o investimento. Essa reunião o ajudará a conquistar seus objetivos? De que maneira o objetivo da reunião – pois espero que ao menos o objetivo tenha sido declarado – se alinha com as prioridades estratégicas da empresa? Participar é a melhor forma de gastar seu tempo neste momento? Se as respostas forem negativas, revolte-se – não aceite o pedido de reunião.

Se não houver maneira de evitar sua presença e a reunião tiver sido agendada de última hora, questione sua duração. O grupo realmente precisa de uma hora inteira para uma atualização do status do projeto?

Nosso desenvolvedor de websites, por exemplo, agenda telefonemas de atualização de apenas 25 minutos. Conseguimos fazer todo o necessário nesse tempo e, então, sobram cinco minutos para abordar qualquer assunto que não esteja na pauta, ou para desenvolver novas ideias.

Existem outras formas de encurtar as reuniões, ou de eliminar sua necessidade. O assunto pode ser abordado por meio de outro formato, como e-mail ou mensagens instantâneas? Pense em investir em tecnologias que permitem que colegas compartilhem documentos na tela do computador, sem a necessidade de uma reunião.

Para reuniões presenciais, sugira que todos fiquem em pé. Isso é extremamente eficaz, uma vez que a fadiga logo ataca as pernas e todos se sentem incentivados a manter as reuniões mais curtas.

Ao diminuir a duração das reuniões, o foco é automaticamente limitado. Em minha empresa, chamamos isso de espremer o recipiente – ou seja, encurtar as coisas. Como resultado, eliminamos parte das "rebarbas" da reunião, incluindo todo o papo desnecessário que nos desvia do tópico.

À medida que você estreita o foco da reunião, torna-se muito mais fácil se concentrar nos resultados que deseja obter. Em todas as nossas pautas, após identificarmos o assunto, incluímos uma lista de pontos que detalham os resultados que esperamos da reunião. Em qualquer momento, qualquer participante pode levantar esses pontos e ver se ainda estamos fazendo progresso. Essa conversa vai nos levar aos resultados desejados? Se a resposta for negativa, podemos mudar de rumo imediatamente.

Ao dar uma pauta aos participantes, é possível manter o controle da reunião em relação aos objetivos declarados, fazendo com que os funcionários se concentrem nos assuntos em questão. Incluir os resultados desejados ajuda os envolvidos a se prepararem para a reunião da maneira que funciona melhor para cada um.

Uma revolução na maneira como as reuniões são feitas criará uma nova cultura corporativa. Para começar, obviamente ocorrerão menos reuniões. Além disso, as reuniões restantes serão mais curtas e concentradas, produzindo um retorno claro ao investimento.

No caso daquela executiva sênior que não podia fazer uma pausa em paz, ela acabou liderando a revolução das reuniões em sua empresa. Tenho o prazer de informar que agora ela consegue finalmente ir desacompanhada ao banheiro.